CRS - (Computer Reservation System)

Computerize Reservation System: CRS

ระบบสำรองที่นั่งผ่านคอมพิวเตอร์ (Computerize Reservation System: CRS)

                  ระบบสำรองที่นั่งของการบินไทย เดิมการบินไทยมีระบบสำรองที่นั่งของตนเอง คือระบบรอยัล (Royal System) โดยในระยะแรก ผู้โดยสารที่ต้องการสำรองที่นั่งต้องติดต่อโดยตรงกับการบินไทย ต่อมาได้มีการปรับเปลี่ยนแผนทางการตลาดทำให้เกิดตัวแทนจำหน่าย (Travel Agent) ขึ้น ซึ่งตัวแทนจำหน่ายตั๋วได้เข้ามามีบทบาทและมีอำนาจในการตัดสินใจซื้อที่นั่งของสายการบินมากขึ้น จากการสำรวจสถิติของประเทศสหรัฐอเมริกาพบว่า  การขายผ่านตัวแทนจำหน่ายมียอดสูงถึงร้อยละ 80 ดังนั้นการบินไทยจึงได้ติดตั้งระบบรอยัลให้กับตัวแทนจำหน่าย (Travel Agetn) ในประเทศและประเทศใกล้เคียง ซึ่งการใช้ระบบรอยัลนี้  ทั้งการบินไทย (สำนักงานขายบัตรโดยสาร และสำรองที่นั่ง) และตัวแทนจำหน่ายจะขายได้เฉพาะที่นั่งของเที่ยวการบินไทยเท่านั้น อีกทั้งการขยายเครือข่ายก็เป็นไปได้อย่างจำกัด เนื่องจากมีต้นทุนการพัฒนา และเชื่อมโยงระบบสูง การบินไทยจึงได้ตัดสินใจ เข่าร่วมพันธมิตรกับระบบสำรองที่นั่งผ่านคอมพิวเตอร์ ( Computerize Reservation System: CRS)  ที่ใหญ่เป็นอันดับหนึ่งในภาคพื้นยุโรป คือระบบอะมาดิอุส (Amadeus) ซึ่งมีสายการบินลุฟท์ฮันซ่า แอร์ฟรานซ์  ไอบีเรียและเอสเอเอส  เป็นแกนนำในการจัดตั้ง  โดยได้รับการอนุมัติจากคณะรัฐมนตรี เมื่อเดือนพฤษภาคม พ.ศ. 2533  ให้พันธมิตร และร่วมลงทุนในบริษัทการตลาดอะมาดิอุสประจำประเทศไทย  (Amadeus Thailand) ซึ่งสามารถดำเนินการในลักษณะเป็นเอกเทศเพิ่มความคล่องตัว และขีดความสามารถ  โดยได้สิทธิในการจัดจำหน่ายในประเทศไทย อินโดจีน  และพม่า

                        ปัจจุบันการสำรองที่นั่งของการบินไทยทำโดยผ่านทางสำนักงานขายของการบินไทย และผ่านทางตัวแทนจำหน่าย  (Travel Agent) กว่าแสนรายทั่วโลก โดยมีสัดส่วนจากการขายผ่านสำนักงานขายของการบินไทยเอง คิดเป็นร้อยละ 40 ในขณะที่การขายผ่านตัวแทนจำหน่ายคิดเป็นร้อยละ 60 สำหรับ

                        ตัวแทนจำหน่ายในประเทศไทย ขณะนี้สามารถสำรองที่นั่งของเที่ยวบินการบินไทยโดยผ่านระบบ CRS คือ ระบบอะมาดิอุส (Amadeus) ที่การบินไทยเป็นผู้จัดจำหน่าย อีกทั้งเป็นระบบที่สำนักงานขายของการบินไทยทั่วโลกใช้  ส่วนตัวแทนจำหน่ายทั่วโลกสามารถสำรองที่นั่งการบินไทยผ่านระบบ CRS  เกือบทุกระบบ

    ทั้งนี้การสำรองที่นั่งผ่านตัวแทนจำหน่าย นับวันจะมีแนวโน้มสูงขึ้น เพราะสมาคมการขนส่งทางอากาศระหว่างประเทศ (The International Air Transport Association : IATA)  และสายการบินต่าง ๆ ในประเทศไทยได้พยายามผลักดันงานด้านสำรองที่นั่ง และออกบัตรโดยสารให้ดำเนินการโดยตัวแทนจำหน่ายให้มากขึ้น

                        ระบบสำรองที่นั่งผ่านคอมพิวเตอร์ (Computerize Reservation System: CRS) เกิดจากกลุ่มสายการบินและกลุ่มร่วมกันพัฒนา เพื่อใช้เป็นกลยุทธ์ในด้านการจัดจำหน่ายอีกรูปแบบหนึ่ง โดยเป็นการกระจายการขายไปยังตัวแทนจำหน่ายทั่วโลก ด้วยความก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์ในปัจจุบันทำให้ CRS แต่ระบบเพิ่มผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ นอกเหนือจากการสำรองที่นั่งสายการบิน อาทิ การจองห้องพักโรงแรม รถเช่า การจองที่นั่งรถไฟ ฯลฯ ซึ่งเป็นลักษณะที่เรียกว่า การสำรองที่นั่งแบบเบ็ดเสร็จ (Global Distribution System: GDS)

ปัจจุบันทั่วโลกมีระบบสำรองที่นั่งผ่านคอมพิวเตอร์ (CRS) ที่สำคัญดังนี้

1.    ระบบเซเบอร์ (Sabre) ก่อตั้งโดยสารการบินอเมริกัน แอร์ไลน์ส

2.    ระบบอะมาดิอุส (Amadeus) ก่อตั้งโดยสายการบิน แอร์ฟรานซ์ ลุฟท์ฮันซ่า ไอบีเรีย และเอสเอเอส

3.    ระบบอาบาคัส (Abacus) ก่อตั้งโดยสายการบินในเอเซีย คือ สายการบินคาเธ่ย์ แปซิฟิค สิงค์โปร์ แอร์ไลน์ส และมาเลเซีย แอร์ไลน์ส

4.    ระบบเวริ์ลสแปน (World Span) ก่อตั้งโดยสายการบิน เดลต้า แอร์ไลน์ นอร์ธเวสต์ และทรานสเวริ์ล แอร์ไลน์ส

5.    ระบบกาลิเลโอ (Galileo) ก่อตั้งโดยสายการบิน บริติชแอร์เวย์ และ ยูไนเต็ดแอร์ไลน์

6.    ระบบโทปาส (Tapaz) ก่อตั้งโดยรัฐบาลเกาหลี

7.    ระบบแอกเซส (Axess) ก่อตั้งโดยสายการบิน เจแปน แอร์ไลน์ส

8.    ระบบอินฟินี (Infini) ก่อตั้งโดยสายการบิน ออลนิปปอน แอร์เวย์

Central Reservation System หรือ CRS คือระบบที่เป็นศูนย์กลางของการจองห้องพักของโรงแรม ที่จะช่วยทำหน้าที่ในการบริหารจัดการเกี่ยวกับการจองห้องพักโรงแรมในด้านต่างๆ ที่ใช้งานได้ผ่านระบบออนไลน์ และมีลักษณะการทำงานแบบ Real Time ช่วยเพิ่มศักยภาพในการจัดจำหน่ายห้องพักได้เป็นอย่างดี

การที่โรงแรมมีกลุ่มลูกค้าเป้าหมายที่หลากหลาย และกระจัดกระจายอยู่ทั่วโลกนั้นการมีระบบศูนย์กลางการจองห้องพักที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้มีความสามารถในการแข่งขัน และเพิ่มโอกาสทางธุรกิจให้กับตนเองได้เป็นอย่างดี ตลอดจนการบริหารจัดการรายได้ของทางโรงแรมก็จะทำได้ง่ายขึ้น

ระบบ Central Reservation System หรือ CRS นั้น เป็นระบบที่มีศักยภาพที่เหนือกว่า Internet Distribution System ตรงที่สามารถใช้ในการรับจองได้ทั้งแบบ Online และ Offline คือสามารถใช้กับสำนักงานรับจองทางโทรศัพท์ และการสื่อสารทางอื่นๆ ที่มีพนักงานไว้คอยให้บริการได้อีกด้วย

โดยหลักการแล้ว CRS จะเป็นระบบที่ทางโรงแรมนำเอา Room Inventory ของโรงแรมมาใส่ไว้ทั้งหมด และมีการกำหนด Rate Structure หรือ Rate Tier สำหรับขายให้กับทุก Market Segment ช่วยให้สำนักงานตัวแทนในการขายห้องพักที่ได้รับการแต่งตั้งมอบหมายเข้าไปหาข้อมูล และขายผ่านทางช่องทางต่างๆ ในแนวทางเดียวกันได้ทั่วโลก

ระบบ CRS ที่มีประสิทธิภาพบางระบบ สามารถที่จะทำการเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบ PMS ได้ในลักษณะของการเชื่อมโยงแบบ 2 ทาง กล่าวคือสามารถนำข้อมูลจาก PMS ของทางโรงแรมออกไปใช้งานได้ และสามารถทำการปรับปรุงข้อมูลของระบบ PMS ได้ด้วยเช่นกัน ระบบ CRS ที่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับ PMS ในลักษณะ 2 ทางนี้ จะช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงานของพนักงานลงไปได้เป็นอย่างมาก เพราะการทำงานจะเป็นไปในลักษณะของ Single Entry ที่ผู้ทำรายการเพียงครั้งเดียว ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องกับ CRS และ PMS อื่นๆ ก็สามารถนำเอาข้อมูลดังกล่าวไปใช้งานร่วมกันได้ในทันที

นอกจากนี้ ระบบ CRS ที่มีประสิทธิภาพ ก็จะสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลกับ Channel Manager ในการจัดจำหน่ายห้องพักผ่านช่องทางการจัดจำหน่ายห้องพักออนไลน์อื่นๆ ได้ด้วยเช่น GDS, IDS, OTAs เป็นต้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในการบริหารจัดการเกี่ยวกับการจองห้องพักจาก CRS เพียงจุดเดียว และมีเอกภาพในการบริหารจัดการมากขึ้น

ระบบ CRS ที่ดี ควรจะรองรับการทำงานต่างๆ ดังต่อไปนี้ 

การบริหารการจองห้องพักและราคาค่าห้องพัก :

• เพิ่ม แก้ไข และยกเลิกการจองห้องพักได้
• กำหนดราคาค่าห้องพักมาตรฐาน ราคาแพคเกจต่างๆ ราคากรุ๊ป และราคาที่เกิดจากการต่อรอง (Negotiation Rates) สำหรับใช้กับลูกค้าแต่ละรายได้
• มีตารางราคา (Rate Grid) ไว้ให้เรียกมาดูและนำไปใช้งานได้
• บริหารคิวผู้ของ (Waitlist) ได้

การบริหารจัดการ Profile ลูกค้า :

• สามารถติดตามตรวจสอบประวัติลูกค้าที่เป็นสมาชิก หรือลูกค้าเก่าได้
• มีคำอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับการจ่ายค่า Commissions สำหรับลูกค้า ตัวแทนจำหน่าย หรือแหล่งที่มาของการจองของลูกค้าแต่ละรายไว้อย่างชัดเจน
• แสดงประวัติ สถิติการใช้บริการในอดีต และการจองสำหรับการใช้บริการในอนาคตของลูกค้าแต่ละรายได้

การจองแบบหมู่คณะ และการกันห้องไว้เพื่อการจำหน่าย :

• ควบคุมการจองห้องพักสำหรับหมู่คณะได้
• บริหารจัดการ Room Alloment และ Cut Off Date/Days ผ่านระบบได้
• กันห้องพักในลักษณะ Super Group Blocks สำหรับการจองห้องพักแบบหมู่คณะเดียว ในโรงแรมหลายๆ แห่งในระบบเดียวกัน หรือหลายๆ ครั้งที่เข้าพักได้

การจัดการเกี่ยวกับการจอง :

• Transaction activity by agent and CRO
• สร้างเอกสารยืนยันการจอง หรือเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อส่งผ่านระบบออนไลน์ หรือทาง แฟกซ์ จากระบบส่งถึงลูกค้าโดยอัตโนมัติ
• ติดตามตรวจสอบแหล่งที่มาของการจองที่มีราคาที่แตกต่างกันได้

การรายงาน :

• รายงานคาดการณ์การเข้าพักในแต่ละวัน (Expected Arrivals)
• รายงานกิจกรรมเกี่ยวกับการจองทั้งหมด (Total Booking Activity)
• รายงานสรุปกิจกรรมการจองประจำเดือน (Monthly Booking Activity Summary)
• รายงานสรุปกิจกรรมการจองประจำวัน (Daily Booking Activity Summary)
• รายงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจอง

หมายเหตุ : CRS นั้น บางรายอาจจะหมายความว่า Computerized Reservation System ก็ได้ แต่มีการใช้งานในลักษณะเดียวกัน